档案数字化加工流程细则

 行业新闻     |      2019-04-19 20:39

随着社会的发展,档案的种类越来越多但是纸质化办公却被淘汰,档案数字化就是指把纸质的档案变化为电子档,电子档案存入相应的管理软件方便了使用者的调用,也提高了办公的效率,下面我们来介绍一下档案数字化的加工流程。

先后顺序为:调卷 > 著录 > 扫描 > 处理 > 质检 > 归还 > 备份 > 挂接。

 
工具/原料
档案扫描仪、计算机、存储设备
纸质档案
 
方法/步骤1:

数字化工作人员准备称为甲方人员

职务:现场交接管理人员

人数要求:一名或者2名

专业要求:为学校档案馆负责档案管理工作的技术或管理人员。

职责范围:负责与乙方的档案提卷和还卷等交接工作,协同甲方人员作好交接清单记录并签字。负责监督乙方规范化加工。随时把握乙方加工进度并进行协调。

及时关注并抽查乙方加工质量代表甲方与乙方进行及时的沟通及问题协调,确保项目顺利完工。



方法/步骤2:

乙方人员出1位熟悉现场加工管理,熟悉数字化整体作业流程,具有较强组织能力和现场管理及沟通能力的乙方负责人。还要有一位熟悉计算机软、硬件技术,了解档案数据库标准和系统开发。了解档案管理等相关专业知识的乙方技术部技术支持工程师。



方法/步骤3:

数字化工作软、硬件配备,软件好选择最主要是硬件的选择,分为两种档案扫描仪一种是接触式的档案扫描仪但是需要拆卷,比如高速扫描仪等。第二种是非接触式扫描仪不需要拆装卷这是节省时间人力物力的最好办法比如book2net、iscan等非接触式档案扫描仪在价格允许的情况下建议还是采用不拆卷的扫描仪这样节省了大量的时间。



方法/步骤4:

档案调卷

这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户(档案馆库房管理员)共同完成,将待加工的档案从库房搬运到加工现场,对档案要逐份清点,并办理档案交接登记,与客户做好交接记录,确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求:

1,我方指定专人负责。

2,填写《档案交接登记表》(附件一)。

3,在交接登记表上要有双方的签字。





 
 
方法/步骤5:

档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件,如果没有正确的档案目录,会给后序工作带来很大麻烦,所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。

对于待加工的档案,要制作电子目录。制作途径有两种:

(一),使用数字化加工软件的数据录入功能,进行目录制作。

(二),使用Excel表格方式制作,目录模板使用《检察机关档案目录模板》文档(文档号为JS121006002)。

如果用户提供的有纸质目录或电子目录,我方要认真核对有无错漏现象,找出错误并修正。并修改成与《检察机关档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正,具体细则如下:

1,如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入,并删除错误信息。

2,著录项相关内容录入要完整,如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长,如果目录中要增加或减少相关著录字段,要与客户协商,并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少,且与纸质档案要一一对照:

以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。

以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。

3,如果目录内容有错(如主题内容,文号等),以纸质档案信息为准,并及时反应给组长,由组长与客户协商解决。

4,如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体,需向组长反应,不允许擅自解决,所有的繁体字在录入时应录入为简体字。

5, 如遇到无题名的档案,及时记录下来,反应给客户协商解决。

6,关于顺页;整理著录的同时,检查案卷的完整性,是否有缺页、漏页、错编现象,正、副卷标注是否正确,有问题及时反馈。没有问题时,用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码,正面标注在右上方,背面标注在左上方,页码字体工整、大小适中。

7,关于分卷问题;档号保持不变,卷号采用“卷号-卷次”格式,如0025-1、0025-2、0025-3……0025-12、0025-13;如果纸质档案分多卷,但是客户没有分卷次的,我们要重新编卷次,增加一条案卷目录,每个分卷都要对应一条案卷目录(不能两个分卷对应一个目录)。

8,关于补卷问题;漏归档的档案作为补卷插入时,卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-1、0025-A、0025-补、0025A等,我们做目录时当保持不变。

9,档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠(\ ,/),如果发现要改成中划线(-)(注意:中划线录入时,要使用英文输入法下的半脚录入),日期格式统一采用8位数字,如20120206,不足8位时补0。

以上问题出现时,及时反馈给组长,由组长和客户协调。





方法/步骤6:

档案扫描和影像处理

扫描中的操作细节及要求如下:

1,扫描后的文件存储格式应为TIFF格式,分辨率为300DPI,以黑白扫描为主,特殊情况下,如扫描照片时,设置颜色为“灰度”。

2,档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐,避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时,应及时补扫并正确插入图像。发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。

3, 扫描过程中如有图纸或其它原因不能拆分的档案要用平台扫描仪进行扫描。(扫描分辨率一般建议选择≥300dpi。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。)



方法/步骤7:

影像处理要以视觉清晰、页面完整为准,对图像页面出现偏斜及图像页面中出现影响图像质量的杂质进行校正和处理。

影像处理时,要保留文件编号与文件页码。特殊情况下,如扫描的照片不用进行影像处理。

影像处理的过程中切勿操之过急,为了确保影像确实处理成功了,要务必看到了处理后的效果。如果发现影像质量不符合要求,应重新对图像进行扫描(初次扫描的图像要保留)。影像处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。影像处理前的数据要保留。
 

方法/步骤8:

数据质检

1,逐条检查每个案卷目录下的扫描文件,是否打开正常、页数是否正确、目录和扫描文件是否一致。

2,逐页检查每个影像文件的倾斜度、清晰度、整洁度、分辨率、格式等。

3,逐页检查每个影像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整等。

完整归还

归还时由档案交接负责人完成,档案交接负责人提交给客户,并填写《档案交接登记表》(附件一),《档案交接登记表》必须有客户的签名。本表格由组长保存,最后提交到公司做永久备案。

数据挂接

1,由组长通过数字化加工软件生成挂接数据。

2,将数据复制到档案服务器上,运行服务器上的挂接软件进行操作。

3,打开(科怡档案信息化管理系统),检查挂接的文档。

 
注意事项
 
分工明确
档案资料禁止带出场外